I denne persondatapolitik kan du læse mere om, hvordan GF Fonden behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores forskellige formål. Du kan også læse om, hvilke rettigheder du har efter reglerne i databeskyttelsesforordningen (GDPR), og hvordan du kontakter os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af oplysninger om dig.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
GF Fonden er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

GF Fonden
Jernbanevej 65
5210 Odense NV
CVR-nr.: 32 09 02 65

Telefon: 70 12 30 50
E-mailadresse: kontakt@gffonden.dk

1. Vores behandlingsaktiviteter

GF Fonden indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med:

• Brug af cookies på vores hjemmeside
• Udsendelse af beskeder om GF Fondens Trafiklegat
• Administration og uddelinger fra fonden
• Interaktion på vores sider på sociale medier

2. Brug af cookies på vores hjemmeside

Vi behandler personoplysninger om dig, når du besøger GF Fondens hjemmeside ved at placere cookies, som indsamler oplysninger om dig. En cookie er en lille datafil, som vi gemmer på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg på vores hjemmeside og for at kunne genkende computeren.

Når vi gemmer cookies på din computer, registrerer vi automatisk følgende oplysninger:

• Login- og log ud-tidspunkter
• IP-adresse
• Oplysninger vedrørende dine aktiviteter og bevægelser mellem vores forskellige sider og tjenester på hjemmesiden (trafikdata samt søge- og læsevaner)
• Hvilken annonce/reklame du kom ind på vores hjemmeside fra

Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig, når du bruger vores hjemmeside.

Du kan læse mere om GF Fondens cookiepolitik længere nede på denne side.

Formål og retsgrundlag

• Vi indsamler oplysninger om dine aktiviteter ved hjælp af teknisk nødvendige cookies for at sikre, at hjemmesiden fungerer korrekt, tilpasse visningen til din browser, skærm, styresystem og platform, og for at kunne levere den ønskede service. Derudover anvender vi oplysningerne til brug for egen statistik for at forbedre vores hjemmeside og yde en bedre brugeroplevelse. Denne behandling sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). Vi har en legitim interesse i at drive og optimere fondens hjemmeside og forbedre vores service og indhold.
• Vi bruger også cookies til at målrette vores markedsføring, fx ved at vise relevante reklamer, når du besøger andre hjemmesider. Denne behandling er baseret på dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan altid ændre eller tilbagekalde dit samtykke ved at fjerne eller blokere cookies i din webbrowser eller i cookieoversigten.

Du kan se, hvilke cookies vi anvender, ved at klikke på det runde cookie-ikon i nederste venstre hjørne på hjemmesiden.

3. Udsendelse af beskeder om GF Fondens Trafiklegat

Vi behandler følgende personoplysninger om dig, når du skriver dig op til at få besked om GF Fondens Trafiklegat:

• Dit navn
• Din e-mailadresse

Formål og retsgrundlag
Når vi indsamler personoplysninger, er det for at kunne give dig direkte besked, når der bliver åbnet for tilmeldinger til GF Fondens Trafiklegat eller hvis vi vurderer, at der er andet relevant viden som er vigtigt for dig i forbindelse med ansøgningsprocessen.
Vores lovhjemmel til behandling af dine personoplysninger er GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke).

4. Administration og uddelinger fra GF Fonden:

Vi behandler følgende personoplysninger, når du ansøger om et legat/fondsmidler:

• Kontaktoplysninger, fx navn, adresse, e-mail og telefonnummer
• Bankoplysninger og andre økonomiske oplysninger samt beløb tildelt i forbindelse med udbetaling og indberetning til skattemyndigheder
• CVR/CPR-nr.
• Oplysninger, der fremgår af din ansøgning om støtte, fx formål, budget for dit ansøgte projekt, oplysninger om andre fonde, du har søgt
• Oplysninger om tidligere modtaget støtte fra GF Fonden.
  • Hvis du tidligere har søgt støtte fra GF Fonden gennem vores ansøgningssystem, vil systemet automatisk genkende disse ansøgninger i forbindelse med fondens behandling af ansøgninger.
• Oplysninger om resultatet af vores vurdering af din ansøgning om støtte

Oplysninger om helbredsmæssige forhold eller andre følsomme oplysninger som f.eks. race, religion eller seksuel orientering er ikke relevante i forhold til din ansøgning til GF Fonden. Vi indsamler ikke af egen drift sådanne oplysninger, og de vil alene forekomme i vores sagssystem, hvis du af egen drift har indsendt dem. Vi opfordrer generelt til, at du ikke inkluderer følsomme oplysninger i ansøgningsmaterialet.

Indsamling af dine personoplysninger sker i ét eller flere af nedenstående tilfælde:

• Når du søger om støtte fra GF Fonden
• Når du som fuldmagtshaver søger støtte på vegne af en anden
• Henvendelser til os pr. e-mail, telefon eller med almindeligt brev
• Fondens efterbehandling af din ansøgning, når du eftersender dokumentation efter godkendelse e.l.

Formål og retsgrundlag

• Vi behandler personoplysninger, når du ansøger om støtte, fordi det er nødvendigt for, at vi kan forfølge vores legitime og berettigede interesse i at vurdere, behandle og administrere ansøgninger, kommunikere med ansøgere, kontrollere evt. tidligere ansøgninger, udbetale støtte, samt udarbejde statistiske opgørelser, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f.
• Vi behandler oplysninger om CPR-nr. i forbindelse med udbetalinger og indberetning til SKAT jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 og 3
• Vi behandler også personoplysningerne for at kunne efterleve vores pligter i henhold til fx skattelovgivningen og bogføringsloven, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

5. Vores sider på sociale medier

Når du besøger eller interagerer med GF Fondens profiler på sociale medier, kan både vi og udbyderen af det pågældende sociale medie indsamle, behandle og opbevare personoplysninger om dig.

Det drejer sig om følgende oplysninger:

• Navn
• Om du ”synes godt om” eller har anvendt andre reaktioner på vores profil
• Kommentarer du efterlader på vores opslag
• Beskeder som du sender til os via chatfunktion
• At du har besøgt vores profil
• Hvis du ikke har en profil på det pågældende sociale medie, indsamles der oplysninger om din enhed, lokations-/geodata og oplysninger om din adfærd på det sociale medie og udenfor det sociale medie, eks. besøg på hjemmesider (internetbrowserdata)

Formål og retsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger som følge af vores legitime interesse i at kunne kommunikere med og markedsføre os overfor dig på vores profiler på sociale medier, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning).

Du skal være opmærksom på, at når du besøger GF Fondens profiler eller sider på sociale medier, kan den enkelte udbyder af det sociale medie indsamle oplysninger om dig til deres egne formål, som de er selvstændigt dataansvarlige for. Det omfatter fx oplysninger om, hvordan du bruger deres produkter, den type indhold, som du får vist eller interagerer med, de handlinger, du udfører, samt de enheder, du bruger. Du kan finde mere information om, udbyderne af de sociale mediers formål og hvem de kan dele dine personoplysninger med i de enkelte udbyderes privatlivspolitik.

6. Brug af billeder

I forbindelse med fysiske arrangementer – fx ved uddelingen af GF Fondens Trafiklegat – kan der tages billeder og video af dig og/eller dine børn.

Formål og retsgrundlag
GF Fonden indsamler altid dit samtykke, før der tages billeder eller optages video, hvor du eller dine børn kan identificeres, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.-

Formålet med billed- og videomaterialet er at fortælle om uddelingen af GF Fondens Trafiklegat og om GF Fondens arbejde generelt, i overensstemmelse med det samtykke, du har givet.

Billed- og videomateriale kan blive anvendt og delt på fondens egne kanaler, herunder hjemmeside, nyhedsbreve, trykte og digitale medier samt på sociale medier.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kontakt@gffonden.dk.

7. Hvem deler vi dine oplysninger med?

Når du sender en ansøgning til GF Fondens Trafiklegat vil din ansøgning blive delt med GF Fondens Trafikkomité, og det er i sidste ende komitéen som vurderer ansøgningerne og bestemmer, hvem der skal modtage penge til et trafikprojekt

Dine personoplysninger bliver behandlet af vores databehandlere, som alene behandler dine personoplysninger efter instruks fra os:

• Samarbejdspartnere og leverandører, herunder bl.a. GF Forsikring A/S, som leverer it-understøttelse til GF Fonden, og GF Klubbernes Serviceselskab A/S, som bistår os i forbindelse med udbetaling af støtte
• Udbyderen af vores ansøgningssystem
• Hjemmesideudbyder
• Web- og markedsføringsbureauer

Vi kan videregive dine personoplysninger til:

• Pengeinstitutter, revisorer og advokater i forbindelse med administration og uddeling fra GF Fonden
• Offentlige myndigheder, når det er påkrævet efter gældende lovgivning
• Udbydere af sociale medier, som du besøger vores profil på, som også behandler personoplysningerne til deres egne formål
• Repræsentanter/fuldmagtshavere, hvis du har givet fuldmagt til at en anden må ansøge om midler på vegne af dig
• Samarbejdspartnere ifm. Trafiklegatet, herunder GF Forsikring A/S, Rådet for Sikkertrafik og Cyklistforbundet

8. Så længe gemmer vi dine oplysninger

Oplysninger indsamlet via cookies
Nogle cookies gemmes kun på dit it-udstyr, så længe du har din browser åben, såkaldte sessionscookies. Andre (vedvarende) cookies gemmes på dit it-udstyr i et længere tidsrum.

Du kan se, hvilke cookies, som GF Fonden anvender, ved at klikke på det runde cookie-ikon i nederste venstre hjørne på hjemmesiden. Her kan du også få et overblik over præcist hvornår de enkelte cookies slettes.

Udsendelse af beskeder om GF Fondens Trafiklegat
Dine oplysninger vil senest blive slettet, når ansøgningsfristen til det kommende trafiklegat er udløbet, medmindre du har trukket dit samtykke tilbage inden da.

Ansøgninger om legat/fondsmidler
Bevilgede ansøgninger og de personoplysninger der relaterer hertil, samt eventuel kommunikation, bliver opbevaret i 5 år af hensyn til overholdelse af bogførings- og fondslovgivningen.

Afviste ansøgninger samt relaterende personoplysninger og kommunikation bliver slettet eller anonymiseret ved pågældende ansøgningsperiodes afslutning.

Oplysninger indsamlet på GF Fondens sider på sociale medier.
Vi opbevarer dine personoplysninger i form af opslag, likes, kommentarer og lign. på vores sider på sociale medier, indtil du vælger at slette disse.

I forhold til modtagne beskeder via chatfunktionen på de enkelte sociale medier, foretager vi sletning heraf hvert halve år.
Vi anbefaler, at du læser de enkelte udbyderes privatlivspolitikker og cookiepolitikker. Her kan du læse mere om, hvordan og hvor længe udbyderne opbevarer dine personoplysninger, herunder oplysninger indsamlet via cookies.

Billeder taget i forbindelse med fysiske arrangementer
Billed- og videomateriale slettes, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og i alle tilfælde senest 5 år efter, at samtykket blev afgivet.

9. Tredjelandsoverførsel

I visse tilfælde anvender vi forskellige databehandlere (fx it-leverandører og konsulenter mfl.), som kan tilgå vores data fra lande uden for EU/EØS. Dette har juridisk den betydning, at data overføres til tredjelande, også selvom de ikke nødvendigvis opbevares i disse tredjelande. Sådanne it-leverandører vil være underlagt databehandleraftaler med os, der sikrer, at de alene behandler personoplysninger efter vores instrukser.

Vi kan under omstændighederne også videregive dine oplysninger til en virksomhed, som vil være selvstændig dataansvarlig for behandlingen af dine oplysninger, og som er beliggende uden for EU/EØS. Dette kan fx være udbydere af sociale medier. Her kan du læse mere om deres videre behandling af dine personoplysninger i deres persondatapolitik, som ofte kan findes på hjemmesiden.

I nogle tilfælde vil landet, som personoplysningerne overføres til, være vurderet af EU-Kommissionen som et land, der sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger. Hvis ikke, vil vi sikre, at der er fornødne garantier ved brug af EU-Kommissionens standardkontrakter, andre kontrakter eller certificeringer godkendt af kompetente myndigheder. Du kan læse mere på Datatilsynets hjemmeside og på EU Kommissionens hjemmeside.

Du kan få et konkret indblik i vores overførsel af dine personoplysninger til tredjelande og de dertil relaterede fornødne og passende garantier ved at henvende dig til kontakt@gffonden.dk.

10. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på kontakt@gffonden.dk.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Trækker du dit samtykke tilbage, stopper vi fremadrettet med at behandle de personoplysninger, der behandles på baggrund af samtykket, og din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kontakt@gffonden.dk.

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

11. Ændringer i vores persondatapolitik

Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer af denne persondatapolitik. Ved ændringer vil datoen og versionsnummeret i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på Fondens hjemmeside.

Version 1, 17.03.26